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Les formations S'organiser efficacement avec Outlook

Description de la formation

Valeur Ajoutée/Contexte

Indicateurs, catégories, regrouprement, règles et bien d'autres choses... Vous vous demandez ce que c'est ? Ce stage est pour vous, pour que vous soyez encore plus efficace dans Outlook.

Pédagogie

  • Explications
  • Démonstrations
  • Exercices pratiques

Contenu

Optimiser la rédaction des messages

  • Mémoriser des éléments répétitifs pour gagner du temps lors de l'écriture des mails
  • Préparer des modèles de messages : détourner l'usage du brouillon
  • Utiliser à  bon escient les accusés de réception et de lecture
  • Envoyer un lien vers un document plutôt qu'une pièce jointe

Optimiser la gestion des mails : filtrer efficacement les messages reçus

  • Paramétrer l'alerte sur le bureau
  • Utiliser les indicateurs pour le suivi des actions
  • Différencier les émetteurs en les repérant par des couleurs (mise en forme conditionnelle)
  • Regrouper les mails par nature, par thème, par projet afin d'avoir une vue synthétique d'une affaire : utiliser les catégories
  • Exploiter les dossiers de recherche (afficher rapidement les messages avec un indicateur, les messages d’une catégorie). Afficher les dossiers de recherche dans les favoris
  • Filtrer le courrier indésirable

Gérer la volumétrie : classer ou supprimer

  • Organiser la messagerie de façon rationnelle : créer une arborescence de dossiers dans les dossiers personnels
  • Classer automatiquement certains messages entrants : créer des règles à  la réception des messages
  • Utiliser les actions rapides (en un clic,  classer dans un dossier…)
  • Archiver les anciens éléments
  • Traiter le dossier "éléments supprimés"

S'organiser pour garantir le traitement des messages pendant notre absence

  • Avertir ses collaborateurs : programmer l'absence du bureau
  • Traiter les réponses aux messages pendant son absence : faire router les réponses vers un autre destinataire
  • Permettre l'accès à  sa messagerie : déclarer un délégué et l'avertir de la délégation

Préparer et planifier les réunions

  • Suivre les réponses aux invitations
  • Utiliser les boutons de vote
  • Créer des agendas de groupe pour optimiser la préparation des réunions
  • Afficher différents fuseaux horaires

Gérer les contacts et les partager avec un collaborateur

  • Créer rapidement une fiche à partir d'un mail reçu ou un mail à  partir des contacts
  • Créer et utiliser des listes de distribution (des groupes de destinataires)
  • Partager son carnet de contacts

Utiliser les tâches pour gagner en temps et en efficacité dans le traitement de certains dossiers

  • Créer une tâche, y réunir des éléments de type fiches contacts et placer des liens vers des fichiers utilisés lors de la réalisation de la tâche
  • Assigner une tâche aux membres du groupe de travail et suivre l'évolution des tâches

Objectifs

  • Traiter un volume important de messages
  • Organiser le classement et l'archivage
  • Gérer ses contacts
  • Planifier ses activités, organiser des réunions
  • Partager des agendas, des contacts
  • Utiliser les tâches pour s'organiser

Prérequis

Avoir suivi le stage initiation Outlook ou connaître parfaitement les fonctionnalités courantes

Dates et villes

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